Uitnodigingen schrijven voor een jaarlijkse algemene vergadering

Wat je nodig hebt:

• Statuten
• Formele uitnodigingsbrief

Volgens het verenigingsrecht moeten verenigingsstatuten ook bepalingen bevatten over de voorwaarden waaronder de algemene vergadering wordt bijeengeroepen voor de jaarlijkse algemene vergadering. Ook dienen bepalingen over de vorm van de oproeping te worden opgenomen. Deze richtlijnen gelden voor geregistreerde en niet-geregistreerde verenigingen.

Uitnodigingen zijn gekoppeld aan een specifiek formulier

• De wet laat de vereniging grotendeels vrij in de keuze van de oproepingsvorm. Het hangt af van de kenmerken van de vereniging, haar omvang en de regionale spreiding van haar leden.
• De vorm van de uitnodiging moet ervoor zorgen dat alle leden van de vereniging tijdig geïnformeerd kunnen worden over plaats, tijdstip en onderwerp van de vergadering.
  instagram viewer
• Lees dus goed wat er in de statuten van uw vereniging staat voordat u begint, Uitnodigingen componeren.
• Als u schriftelijk uitnodigt, hoeft u niet zelf de ontvangst van de uitnodiging te bewijzen, maar moet u wel aantonen dat de uitnodiging naar alle leden van de vereniging is verzonden. In de regel wordt de uitnodiging per eenvoudige brief verzonden naar het laatst bekende adres van het lid op kleinere clubs door ze te publiceren in het clubbulletin of op het bulletin board in Club Kamer.


Nieuwe verkiezing - voer clubverkiezingen correct uit

In elke club zijn er bepaalde functies die moeten worden ingevuld, sommige zijn in ...

Artikelen schrijven in overeenstemming met de statuten

• Let op wie verantwoordelijk is voor het bijeenroepen van de algemene vergadering. De statuten bepalen doorgaans dat de raad van bestuur uitnodigt in de persoon van de eerste voorzitter.
• Lees de statuten om te zien of er opzegtermijnen zijn. Meestal wordt bepaald dat er minimaal 14 dagen moeten zitten tussen de ontvangst van de uitnodiging en het tijdstip van bijvoorbeeld de jaarlijkse algemene vergadering.
• U moet het onderwerp van de resolutie beschrijven, d.w.z. de agenda meedelen. Dit punt is vaak de oorzaak van controverse. Meestal staat in de statuten ook een datum waarop aanvragen van de ledengroep uiterlijk schriftelijk moeten zijn ingediend, zodat ze in de algemene vergadering kunnen worden besproken.
• Zorg er in dit geval voor dat er voldoende tijd is tussen het einde van de aanvraagperiode en het begin van de laadperiode is beschikbaar om de ontvankelijkheid van de aangekondigde aanvragen vaak te controleren en de leden ervan te informeren set.
• Indien de statuten dringende moties toestaan, wijs u erop dat hun goedkeuring onderworpen kan zijn aan gekwalificeerde meerderheden.
• Tijdens de jaarlijkse algemene vergaderingen zullen bepaalde punten regelmatig aan de orde komen, met name bestuursverkiezingen, decharge van de bestuursleden, kascontroles of rapportages van de afdelingshoofden.

Pas op met wijzigingen in de statuten

• Als er wijzigingen zijn in de statuten, moet u de concepttekst van de statuten en een reden voor de noodzakelijke wijziging aanleveren.
• Indien de statuten voorzien in een gekwalificeerde meerderheid om de statuten te wijzigen, geef dan aan wat te doen als er niet genoeg leden in de vergadering zijn.
• Zorg ervoor dat u de locatie en het tijdstip van de vergadering vermeldt wanneer u de uitnodigingen schrijft. Tijd en plaats van de vergadering moeten redelijk zijn, zodat ook verder weg wonende leden kunnen deelnemen. Dit is echter weer afhankelijk van het type vereniging, zodat andere redelijkheidscriteria bepalend zijn voor verenigingen die regiooverschrijdend opereren.