Rédiger des convocations pour une assemblée générale annuelle

De quoi as-tu besoin:

• Statuts
• Lettre d'invitation officielle

Selon le droit des associations, les statuts de l'association doivent également contenir des dispositions sur les conditions dans lesquelles l'assemblée générale doit être convoquée pour l'assemblée générale annuelle. Des dispositions sur la forme de la convocation doivent également être incluses. Ces lignes directrices s'appliquent aux associations enregistrées et non enregistrées.

Les invitations sont liées à un formulaire spécifique

• La loi laisse l'association largement libre de choisir la forme de convocation. Elle dépend des caractéristiques de l'association, de sa taille et de la répartition régionale de ses membres.
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• La forme de la convocation doit garantir que tous les membres de l'association aient la possibilité d'être informés en temps utile du lieu, de l'heure et du sujet de la réunion.
• Lisez donc attentivement ce qui est stipulé dans les statuts de votre association avant de vous lancer, Invitations composer.
• Si vous invitez par écrit, vous n'avez pas à prouver vous-même la réception de l'invitation, mais vous devez prouver que l'invitation a été envoyée à tous les membres de l'association. En règle générale, la convocation est envoyée par lettre simple à la dernière adresse connue du membre au petits clubs en les publiant dans le bulletin du club ou sur le babillard en Salle de club.


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Rédiger des articles conformément aux statuts

• Faites attention à qui est chargé de convoquer l'assemblée générale. Les statuts prévoient généralement que le conseil d'administration convoque en la personne du premier président.
• Lisez les statuts pour voir si des délais de préavis sont prévus. Il est généralement prévu qu'il doit s'écouler au moins 14 jours entre la réception de la convocation et l'heure de l'assemblée générale annuelle, par exemple.
• Vous devez décrire l'objet de la résolution, c'est-à-dire communiquer l'ordre du jour. Ce point est souvent la cause de controverses. Habituellement, les statuts fixent également une date à laquelle les candidatures du groupe de membres doivent être soumises par écrit au plus tard afin qu'elles puissent être discutées en assemblée générale.
• Dans ce cas, assurez-vous qu'il y a suffisamment de temps entre la fin de la période d'application et le début de la période de chargement est disponible afin de vérifier souvent la recevabilité des candidatures annoncées et d'en informer les membres mettre.
• Si les statuts autorisent les motions d'urgence, précisez que leur approbation peut être soumise à la majorité qualifiée.
• Lors des assemblées générales annuelles, certains points sont à discuter régulièrement, notamment les élections du conseil d'administration, la décharge des administrateurs, les contrôles de trésorerie ou les rapports des chefs de division.

Attention aux modifications des statuts

• S'il y a des changements aux statuts, vous devez fournir le projet de texte des statuts et une raison pour le changement nécessaire.
• Si les statuts prévoient une majorité qualifiée pour modifier les statuts, indiquez ce qu'il faut faire s'il n'y a pas suffisamment de membres dans l'assemblée.
• Assurez-vous d'inclure le lieu et l'heure de la réunion lorsque vous rédigez les invitations. L'heure et le lieu de la réunion doivent être raisonnables afin que les membres vivant plus loin puissent y participer. Cependant, cela dépend à son tour du type d'association, de sorte que d'autres critères de raisonnabilité sont décisifs pour les associations qui opèrent dans la région.